VĂN PHÒNG SỞ NGOẠI VỤ
I. Chức năng của Văn phòng Sở Ngoại vụ (sau đây gọi tắt là Văn phòng)
Văn phòng có chức năng tham mưu, giúp lãnh đạo Sở thực hiện công tác lễ tân đối ngoại tại địa phương; công tác tổ chức, cán bộ; công tác tổng hợp, đầu mối điều phối và phối hợp các hoạt động của Sở; công tác cải cách hành chính; pháp chế; thực hiện quy chế dân chủ ở cơ quan và công tác dân vận; ứng dụng công nghệ thông tin; công tác tài chính kế toán; hành chính quản trị; văn thư - lưu trữ; văn hóa công sở; công tác thanh tra hành chính, thanh tra chuyên ngành; công tác phòng, chống tham nhũng, tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí.
II. Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng
1. Công tác tham mưu, tổng hợp
a) Dự thảo quyết định, chỉ thị và các văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh về công tác đối ngoại trên địa bàn tỉnh; tham mưu tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch, chương trình, đề án, dự án về công tác đối ngoại địa phương sau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra, giám sát thực hiện các lĩnh vực thuộc chức năng;
b) Chủ trì, phối hợp với các phòng chuyên môn nghiệp vụ thuộc Sở xây dựng các chương trình, kế hoạch dài hạn, 5 năm và hàng năm, các chương trình, đề án, dự án về công tác đối ngoại trên địa bàn tỉnh; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cải cách hành chính nhà nước về công tác đối ngoại thuộc phạm vi quản lý của Sở;
c) Tham mưu Giám đốc Sở xây dựng đề án thành lập, sáp nhập, giải thể, chia tách các phòng chuyên môn nghiệp vụ thuộc Sở trình Chủ tịch UBND tỉnh quyết định;
d) Xây dựng và đôn đốc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác tuần, tháng, quý, năm; chuẩn bị nội dung hội họp theo chương trình, kế hoạch đề ra; ghi biên bản kết luận các cuộc họp do lãnh đạo Sở chủ trì;
đ) Đề xuất, kiến nghị các biện pháp phòng phòng, chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm chống lãng phí; phối hợp giải quyết khiếu nại, tố cáo theo quy định của pháp luật và theo phân công, phân cấp của UBND tỉnh;
e) Tham mưu triển khai thực hiện Quy chế dân chủ ở cơ quan theo quy định; phong trào toàn dân đoàn kết xây dựng đời sống văn hóa, thực hiện nếp sống văn hóa - văn minh công sở, xây dựng cơ quan văn hóa; phong trào toàn dân bảo vệ an ninh tổ quốc; phòng chống tội phạm; hoạt động của Ban Vì sự tiến bộ phụ nữ; công tác tự vệ cơ quan.
f) Thực hiện nhiệm vụ thông tin, tổng hợp, thống kê, báo cáo định kỳ, đột xuất theo yêu cầu của lãnh đạo Sở (ngoại trừ các báo cáo chuyên đề).
2. Về công tác lễ tân đối ngoại
a) Đề xuất xây dựng, tham mưu ban hành các văn bản quy định về công tác lễ tân đối ngoại ở địa phương; tổ chức kiểm tra, hướng dẫn việc thực hiện các quy định về lễ tân đối ngoại ở các cơ quan, đơn vị, địa phương;
b) Chủ trì về lễ tân và hậu cần cho các đoàn của lãnh đạo tỉnh đi thăm làm việc nước ngoài; tổ chức thực hiện công tác lễ tân đối ngoại, đón tiếp các đoàn nước ngoài đến thăm làm việc với lãnh đạo tỉnh hoặc quá cảnh tại tỉnh;
c) Phối hợp các phòng chuyên môn nghiệp vụ thuộc Sở soạn thảo công thư, công hàm đối ngoại trình lãnh đạo tỉnh, lãnh đạo Sở phúc đáp và chúc mừng các cơ quan ngoại giao và các tổ chức quốc tế tại Việt Nam theo thông lệ; thực hiện công tác phiên dịch đối với các đoàn khách nước ngoài đến thăm và làm việc với lãnh đạo tỉnh, lãnh đạo Sở.
d) Chủ trì, phối hợp các phòng chuyên môn nghiệp vụ thuộc Sở biên dịch các tài liệu, ấn phẩm phục vụ công tác tuyên truyền đối ngoại của tỉnh, hoạt động của trang thông tin điện tử và bản tin đối ngoại của Sở.
3. Công tác tổ chức, cán bộ
a) Tham mưu xây dựng dự thảo kế hoạch biên chế; tuyển dụng; đào tạo, bồi dưỡng; tổng hợp, báo cáo tình hình quản lý, sử dụng biên chế; kết quả đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức theo định kỳ hàng năm hoặc đột xuất;
b) Tham mưu thực hiện chính sách tiền lương, nâng lương, nâng ngạch, khen thưởng, kỷ luật, quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển, điều động, nghỉ hưu và các chế độ chính sách khác đối với cán bộ, công chức của Sở theo phân cấp quản lý;
c) Hướng dẫn các phòng chuyên môn thuộc Sở tổ chức đánh giá cán bộ, công chức, bổ sung lý lịch cán bộ, công chức hàng năm theo quy định của pháp luật.
4. Công tác pháp chế
a) Chủ trì, phối hợp với các phòng chuyên môn nghiệp vụ thuộc Sở dự thảo các văn bản quy phạm pháp luật thuộc lĩnh vực đối ngoại trình Giám đốc Sở gửi Sở Tư pháp thẩm định trước khi trình Chủ tịch UBND tỉnh ban hành; góp ý dự thảo văn bản quy phạm pháp luật do các cơ quan khác gửi lấy ý kiến; rà soát, hệ thống hóa văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến lĩnh vực hoạt động đối ngoại tại địa phương và báo cáo kết quả gửi Sở Tư pháp để tổng hợp;
b) Chủ trì, phối hợp với các phòng chuyên môn nghiệp vụ thuộc Sở kiểm tra, thực hiện tự kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật theo quy định của pháp luật và báo cáo kết quả kiểm tra, tự kiểm tra; xây dựng kế hoạch tổ chức tuyên truyền phổ biến, giáo dục pháp luật về hoạt động đối ngoại tại địa phương, định kỳ 6 tháng, năm tiến hành tổng kết tình hình thực hiện công tác phổ biến, giáo dục pháp luật; xây dựng kế hoạch và báo cáo kết quả theo dõi thi hành pháp luật về lĩnh vực đối ngoại trên địa bàn tỉnh gửi Sở Tư pháp tổng hợp;
c) Chủ trì, phối hợp với các phòng chuyên môn nghiệp vụ thuộc Sở xây dựng kế hoạch kiểm soát thủ tục hành chính định kỳ hàng năm, báo cáo kết quả thực hiện hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính gửi Sở Tư pháp tổng hợp; tiến hành rà soát, cập nhật, sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ, thay thế các thủ tục hành chính không còn phù hợp với quy định hiện hành; tổ chức niêm yết công khai các thủ tục hành chính tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.
5. Công tác thanh tra đối ngoại
a) Tham mưu xây dựng chương trình, kế hoạch thanh tra, kiểm tra hàng năm để trình Giám đốc Sở phê duyệt;
b) Tham mưu tổ chức đoàn Thanh tra, kiểm tra việc chấp hành các quy định của pháp luật về công tác quản lý đoàn của tỉnh ra nước ngoài và đoàn nước ngoài vào tỉnh, việc quản lý và sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ; tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế, tiếp nhận các nguồn viện trợ phi chính phủ nước ngoài;
b) Tiến hành thanh tra việc thực hiện chính sách, pháp luật, nhiệm vụ được giao của các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý của Sở.
c) Tham mưu Giám đốc Sở tổ chức công tác tiếp công dân, xử lý khiếu nại, tố cáo của tổ chức, cá nhân thuộc thẩm quyền giải quyết của Giám đốc Sở; tham mưu thực hiện nhiệm vụ phòng ngừa và đấu tranh chống tham nhũng theo quy định của pháp luật về chống tham nhũng; kiến nghị đình chỉ việc thi hành hoặc hủy bỏ những quy định trái pháp luật được phát hiện qua công tác thanh tra;
d) Tham gia bồi dưỡng về nghiệp vụ thanh tra hành chính, thanh tra chuyên ngành cho Thanh tra viên, cán bộ làm công tác thanh tra.
đ) Tổng hợp, báo cáo kết quả công tác thanh tra, công tác giải quyết khiếu nại, tố cáo, chống tham nhũng thuộc phạm vi quản lý của Sở.
6. Công tác cải cách hành chính
a) Tham mưu xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch cải cách hành chính hàng năm của Sở; báo cáo định kỳ và đột xuất theo chỉ đạo, yêu cầu của các cơ quan liên quan;
b) Trực tiếp quản lý bộ phận "tiếp nhận và trả kết quả" của Sở, đảm bảo thủ tục hành chính giải quyết theo trình tự, thủ tục quy định; ứng dụng hệ thống quản lý tiêu chuẩn ISO theo quy định.
7. Công tác văn thư – lưu trữ
a) Tổ chức tuyên truyền, phổ biến các văn bản pháp luật về văn thư, lưu trữ; xây dựng quy chế văn thư, lưu trữ, quy chế khai thác tài liệu lưu trữ; ban hành danh mục hồ sơ của Sở và hướng dẫn lập hồ sơ công việc; triển khai bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ của Sở theo đúng quy định của pháp luật; kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi phát hành văn bản;
b) Quản lý và thực hiện công tác văn thư: xử lý văn bản đến, văn bản đi; in ấn công văn, tài liệu của Sở; quản lý, sử dụng con dấu, chữ ký số của cơ quan theo quy định của pháp luật;
c) Thực hiện công tác lưu trữ công văn, tài liệu, công báo, quản lý tài liệu lưu trữ của Sở; xây dựng kế hoạch tổ chức thực hiện việc thu thập, chỉnh lý hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; tiến hành giao nộp, tiêu huỷ tài liệu hết giá trị theo đúng quy định của pháp luật.
8. Công tác tài chính – kế toán
a) Tham mưu Giám đốc Sở thực hiện kiểm kê, quản lý tài sản của cơ quan theo quy định; thực hiện mua sắm, bố trí trang thiết bị làm việc và hội họp của cơ quan bảo đảm tiết kiệm, sử dụng đúng mục đích;
b) Tham mưu lập dự toán, thanh quyết toán các nguồn kinh phí hoạt động của cơ quan theo phân cấp; sử dụng ngân sách được phân bổ hàng năm theo quy định của pháp luật và phân cấp UBND tỉnh.
9. Công tác công nghệ thông tin và công tác khác
a) Tham mưu xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của Sở nhằm đảm bảo an ninh mạng và an toàn thông tin của Sở; xây dựng và quản lý trang thông tin điện tử của Sở; quản lý mạng nội bộ của cơ quan.
b) Tham mưu tổ chức đón, tiếp khách trong và ngoài tỉnh đến thăm và làm việc tại cơ quan; đảm bảo công tác phòng chống cháy nổ, bảo mật, trật tự, an toàn cơ quan.
Ngoài các nhiệm vụ trên, Văn phòng còn thực hiện các nhiệm vụ do Giám đốc và Phó Giám đốc phụ trách phân công.
III. Tổ chức, biên chế
1. Lãnh đạo phòng
a) Văn phòng Sở có Chánh Văn phòng và phó Chánh Văn phòng;
b) Chánh Văn phòng là Thủ trưởng đơn vị, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Văn phòng.
c) Phó Chánh Văn phòng là người giúp việc cho Chánh Văn phòng, chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công; khi trưởng phòng vắng, Chánh Văn phòng được ủy nhiệm điều hành hoạt động của Phòng.
d) Việc bổ nhiệm Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng do Giám đốc Sở quyết định theo tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ do UBND tỉnh ban hành và các văn bản khác theo quy định của pháp luật; việc miễn nhiệm, cách chức, khen thưởng, kỷ luật và các chế độ chính sách đối với Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng thực hiện theo quy định của pháp luật.
2. Biên chế: Biên chế công chức của Văn phòng được giao trên cơ sở vị trí việc làm gắn với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và nằm trong tổng biên chế công chức do Giám đốc Sở quyết định trong tổng số biên chế hành chính của Sở được cấp có thẩm quyền giao hoặc phê duyệt.
Văn phòng sở Ngoại vụ